Automation, die im Alltag funktioniert
Weblilo verbindet bestehende Systeme, übernimmt wiederkehrende Arbeitsschritte und sorgt dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden
Wo im Alltag Zeit verloren geht
Typische Situationen, in denen Automation den Unterschied macht
Daten werden mehrfach erfasst
Die gleichen Angaben landen in E-Mail, Tabelle und Buchhaltung, jedes Mal von Hand
Anfragen bleiben liegen
Offerten dauern Tage, weil Informationen zuerst zusammengesucht werden müssen
Systeme sprechen nicht miteinander
CRM, ERP und Buchhaltung kennen unterschiedliche Stände derselben Daten
Berichte kosten jeden Monat Stunden
Auswertungen werden manuell aus mehreren Quellen zusammengestellt
Wissen hängt an einzelnen Personen
Abläufe sind nicht dokumentiert und stehen still, wenn jemand fehlt
Fehler fallen zu spät auf
Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden erst beim Kunden bemerkt
Was automatisiert wird
Sechs Bereiche, in denen sich wiederkehrende Arbeit zuverlässig abnehmen lässt
Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und Verträge werden erfasst, ausgelesen und in strukturierte Daten überführt. Die Ablage erfolgt automatisch am richtigen Ort
- Eingangsrechnungen auslesen und zur Buchhaltung vorbereiten
- Lieferscheine mit Bestellungen abgleichen
- Dokumente nach Kunde und Projekt ablegen
Holzwerk Muster AG
E-Mail-Automation
Eingehende Nachrichten werden erkannt, zugeordnet und mit den nötigen Informationen weitergeleitet. Standardantworten und Bestätigungen gehen automatisch raus
- Anfragen erkennen und ins CRM übernehmen
- Terminbestätigungen und Erinnerungen versenden
- Rechnungen aus dem Postfach an die Buchhaltung übergeben
Systemintegration
Bestehende Anwendungen werden über Schnittstellen verbunden, damit Kunden, Aufträge und Belege überall den gleichen Stand haben
- Kundendaten zwischen CRM und Buchhaltung synchronisieren
- Bestellungen aus dem Webshop ins ERP übertragen
- Zeiterfassung mit der Lohnabrechnung verbinden
Berichte & Daten
Daten aus mehreren Quellen werden zusammengeführt, bereinigt und zu wiederkehrenden Auswertungen aufbereitet
- Monatsbericht automatisch erstellen und verteilen
- Offene Posten und Liquidität laufend aktualisieren
- Kennzahlen in einem einfachen Dashboard anzeigen
Kundenprozesse
Vom ersten Kontakt über Offerte und Freigabe bis zum Nachfassen laufen die Schritte geordnet ab, ohne dass etwas vergessen geht
- Anfrage erfassen und Offerte vorbereiten
- Freigabe einholen und Versand auslösen
- Nach Fristen automatisch nachfassen
Individuelle Automationen
Abläufe, die in keine Kategorie passen, werden aus einzelnen Bausteinen zusammengesetzt: Auslöser, Prüfungen, Berechnungen und Aktionen
- Branchenspezifische Berechnungen und Prüfungen
- Abläufe mit mehreren Beteiligten und Freigaben
- Anbindung spezieller Fachanwendungen
Drei Abläufe im Detail
Jedes Beispiel zeigt, was technisch passiert und was es im Geschäftsalltag bringt. Die Freigabe wichtiger Schritte bleibt dabei bei den Menschen im Unternehmen
Eine Anfrage per E-Mail wird erfasst, geprüft und als fertige Offerte zur Freigabe vorgelegt
Anfrage erkennen
- Was passiert
- Das Postfach wird überwacht, neue Anfragen werden erkannt und dem Ablauf übergeben
- Was es bringt
- Keine Anfrage geht unter
Bestehende Software bleibt
Automation ersetzt keine bewährten Programme. Sie verbindet sie. Wo keine Schnittstelle besteht, helfen Exporte, Importe oder eine schlanke Zwischenlösung
E-Mail und Kalender
Microsoft 365, Google Workspace und klassische Postfächer
Buchhaltung und ERP
Systeme wie bexio, Abacus und weitere über Schnittstellen oder Exporte
CRM und Kundendaten
Bestehende Kundenverwaltungen, Kontaktlisten und Branchenlösungen
Tabellen und Dokumente
Excel, Google Sheets, PDF-Dokumente und Vorlagen
Webshops und Formulare
Bestellungen, Buchungen und Anfragen aus Website und Shop
Fachanwendungen
Branchensoftware über Schnittstellen, Datenbanken oder Dateiaustausch
So läuft die Umsetzung
Ein klarer Ablauf vom ersten Gespräch bis zum Betrieb
- 1
Gespräch und Analyse
Welcher Ablauf kostet Zeit, welche Systeme sind beteiligt, wo liegen die Ausnahmen
- 2
Konzept und Offerte
Der Ablauf wird Schritt für Schritt festgehalten, mit klarem Umfang und festem Preis
- 3
Umsetzung
Die Automation wird aufgebaut und mit echten Beispielen aus dem Alltag getestet
- 4
Einführung
Die Beteiligten lernen den Ablauf kennen, Anpassungen werden direkt eingearbeitet
- 5
Betrieb und Betreuung
Die Automation läuft überwacht, Änderungen an Systemen werden nachgezogen
Hosting, Überwachung und Wartung
Eine Automation ist nur so gut wie ihr Betrieb. Deshalb gehören Hosting, Überwachung und Wartung von Anfang an dazu
- ›08:42 Anfrage erkannt
- ›08:42 4 Angaben ausgelesen
- ›08:43 Regeln geprüft, 1 Hinweis
- ›08:43 Offerte 2026-0147 erstellt
- ›08:51 Freigegeben und versendet
- ›08:51 Durchlauf abgeschlossen
Hosting
Betrieb auf Schweizer Infrastruktur oder in der bestehenden Umgebung des Unternehmens
Überwachung
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Bei Fehlern erfolgt eine Benachrichtigung, bevor etwas liegen bleibt
Wartung
Ändern sich angebundene Systeme oder Abläufe, wird die Automation angepasst
Datenschutz
Daten bleiben beim Unternehmen. Zugriffe werden auf das Nötige beschränkt und dokumentiert
Fragen zur Automation
Kurze Antworten zu Ablauf, Freigaben, Programmen und Daten
Bei der Geschäftsprozessautomation übernimmt Software wiederkehrende Arbeitsschritte eines Ablaufs: Angaben erfassen, prüfen, zwischen Programmen übertragen und weitergeben. Entscheidungen, die Urteilsvermögen brauchen, etwa Freigaben, bleiben bei den Menschen im Unternehmen. Das Ergebnis ist weniger Handarbeit, weniger Tippfehler und ein nachvollziehbarer Ablauf.
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Fehlen Angaben oder passt etwas nicht zu den hinterlegten Regeln, hält die Automation an dieser Stelle an und meldet den Fall zur Prüfung, statt ihn stillschweigend weiterzuverarbeiten. Welche Ausnahmen vorkommen, wird bereits in der Analyse festgehalten.
Die zuständige Person im Unternehmen. Die Automation bereitet Offerten und Rechnungen vor, versendet sie aber erst nach der Freigabe. Welche Schritte eine Prüfung brauchen, wird pro Ablauf festgelegt.
Oft ja. Wo keine Schnittstelle besteht, helfen Exporte und Importe, ein Datenaustausch über Dateien oder eine schlanke Zwischenlösung. Ob eine Variante zuverlässig genug ist, zeigt die Analyse des konkreten Programms.
Je nach Projekt auf Schweizer Infrastruktur oder in der bestehenden Umgebung des Unternehmens. Die Daten bleiben beim Unternehmen, und Zugriffe werden auf das Nötige beschränkt und dokumentiert. Die Variante wird vor der Umsetzung gemeinsam festgelegt.
Welcher Ablauf kostet am meisten Zeit
Ein kurzes Gespräch zeigt, ob und wie sich ein Prozess sinnvoll automatisieren lässt