Wie Unternehmen mit digitalen Workflows Zeit sparen

Digitale Workflows sparen Zeit, wenn sie doppelte Erfassung, Suchen und Warten aus einem Ablauf entfernen. Der Weg dahin beginnt nicht mit einem neuen Tool, sondern mit einem ehrlichen Blick auf den heutigen Ablauf. Wie viel Zeit Sie dabei gewinnen, hängt von Ihrem Betrieb ab, und Sie können es selbst messen.

Die folgenden sieben Schritte funktionieren für fast jeden wiederkehrenden Ablauf, von der Anfrage bis zur Rechnung.

Schritt 1: Einen Ablauf auswählen

Nehmen Sie sich einen einzigen Ablauf vor, nicht das ganze Unternehmen. Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, mehrere Personen betreffen und bei denen heute regelmässig etwas liegen bleibt. Typische Kandidaten sind die Bearbeitung von Anfragen, die Erstellung von Offerten oder die Rapportierung von Arbeitsstunden.

Schritt 2: Den heutigen Ablauf aufzeichnen

Schreiben Sie auf, wie der Ablauf heute wirklich läuft, nicht wie er laufen sollte. Am einfachsten geht das mit Haftnotizen an einer Wand oder einer Tabelle mit vier Spalten.

Ein Beispiel: Ein Malergeschäft in Emmen zeichnet den Weg von der Anfrage bis zur Offerte auf.

Schritt	Wer	Womit	Wartezeit
Anfrage kommt per E-Mail	Büro	persönliches Postfach	bis jemand sie liest
Besichtigungstermin vereinbaren	Büro	Telefon, Papieragenda	Rückruf der Kundin
Masse vor Ort aufnehmen	Vorarbeiter	Notizblock	bis er wieder im Büro ist
Masse abtippen	Büro	Tabelle	bis der Zettel gefunden ist
Offerte schreiben	Inhaber	Textvorlage	bis er Zeit hat

Schon diese einfache Aufstellung zeigt, wo Zeit verloren geht. Fragen Sie bei jedem Schritt die Person, die ihn tatsächlich ausführt. Sie kennt die Umwege, die in keinem Organigramm stehen.

Schritt 3: Medienbrüche und Wartezeiten finden

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen von einem Medium in ein anderes übertragen werden müssen, etwa vom Notizblock in die Tabelle oder von der E-Mail in die Agenda. Jeder Medienbruch kostet Zeit und ist eine mögliche Fehlerquelle. Markieren Sie in Ihrer Aufstellung alle Stellen, an denen etwas abgetippt, kopiert oder gesucht wird, und alle Stellen, an denen jemand auf jemanden wartet.

Das KMU-Portal des Bundes hält fest, dass ein Datenaustausch in Echtzeit den Informationsfluss beschleunigt und die Reaktionsfähigkeit verbessert. Genau das ist das Ziel: dass eine Information einmal erfasst wird und dann dort verfügbar ist, wo sie gebraucht wird.

Schritt 4: Mit Vorlagen standardisieren

Viele Verbesserungen brauchen keine Technik, sondern Standards:

• Textbausteine für wiederkehrende Antworten, etwa zur Terminbestätigung oder zu häufigen Fragen
• Offertvorlagen mit vorbereiteten Positionen für typische Arbeiten
• Checklisten für Besichtigungen, damit vor Ort keine Angabe fehlt
• eine feste Ablagestruktur mit klaren Regeln für Ordner und Dateinamen, zum Beispiel Jahr, Kundenname und Dokumentart

Im Beispiel des Malergeschäfts ersetzt eine digitale Checkliste auf dem Tablet den Notizblock. Die Masse landen direkt in der Tabelle, und ein Medienbruch fällt weg.

Schritt 5: Ein gemeinsames Postfach statt verstreuter E-Mails

Wenn Anfragen in persönlichen Postfächern landen, hängt ihre Bearbeitung davon ab, wer gerade da ist. Ein gemeinsames Postfach, etwa für eine allgemeine Kontaktadresse, schafft Abhilfe, wenn es mit klaren Regeln genutzt wird:

• Jede E-Mail wird einer Person zugewiesen, und alle sehen, wer zuständig ist.
• Ein Status zeigt, ob eine Anfrage offen, in Bearbeitung oder erledigt ist.
• Interne Notizen ersetzen weitergeleitete E-Mails mit «kannst du mal schauen».
• Es ist festgelegt, wer das Postfach zu welchen Zeiten prüft, auch in den Ferien.

Wie sich der Eingang von Anfragen zusätzlich automatisieren lässt, beschreiben wir im Artikel Wie automatische Kundenanfragen funktionieren.

Schritt 6: Tools über Schnittstellen verbinden

Erst wenn der Ablauf klar und standardisiert ist, lohnt es sich, Programme miteinander zu verbinden. Das geschieht über Schnittstellen, sogenannte APIs. MDN beschreibt APIs als Konstrukte, die komplexen Code abstrahieren und eine einfachere Möglichkeit bieten, Funktionen zu nutzen. Für ein KMU heisst das praktisch: Ein Programm kann einem anderen Daten übergeben, ohne dass jemand sie abtippt.

Für die Verbindung gibt es grob drei Wege:

• Eingebaute Integrationen, die ein Anbieter bereits mitliefert. Sie sind schnell eingerichtet, decken aber nur die vorgesehenen Fälle ab.
• Verbindungsdienste, die Auslöser in einem Tool mit Aktionen in einem anderen verknüpfen. Sie sind flexibel, bringen aber einen weiteren Anbieter und laufende Kosten mit.
• Individuell entwickelte Verbindungen, wenn die ersten beiden Wege nicht passen.

Bevor Sie Tools verbinden, legen Sie fest, welches System für welche Daten führend ist. Sonst überschreiben sich Programme gegenseitig. Mehr zu dieser Frage finden Sie im Artikel CRM und ERP einfach erklärt.

Denken Sie auch an den Datenschutz: Laut EDÖB zählt bereits die Speicherung auf ausländischen Systemen (Cloud) als Bekanntgabe ins Ausland, und die betroffenen Länder sind anzugeben. Jeder zusätzliche Dienst in Ihrem Workflow sollte deshalb in Ihrer Datenschutzerklärung berücksichtigt sein.

Schritt 7: Testen, messen, dokumentieren

Spielen Sie den neuen Ablauf mit einigen echten Fällen durch, bevor Sie ihn für alle einführen. Messen Sie die Dauer vorher und nachher mit derselben Methode, etwa mit einer Strichliste und einer Stoppuhr für eine Woche. So kennen Sie Ihren tatsächlichen Gewinn, statt sich auf allgemeine Versprechen zu verlassen.

Halten Sie den Ablauf zum Schluss auf einer Seite fest: wer was tut, welche Vorlagen es gibt und was bei Problemen zu tun ist. Diese Seite hilft bei Ferienvertretungen und bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Typische Stolpersteine

• Mit dem Tool beginnen: Ein neues Programm löst keinen unklaren Ablauf.
• Alles auf einmal: Mehrere Umstellungen gleichzeitig überfordern ein kleines Team.
• Das Team nicht einbeziehen: Wer einen Ablauf täglich ausführt, sollte ihn mitgestalten.
• Ausnahmen vergessen: Planen Sie, was passiert, wenn ein Fall nicht ins Schema passt.

Ob sich ein Schritt hin zur Automatisierung finanziell lohnt, können Sie mit einer einfachen Rechnung prüfen. Wie das geht, zeigt der Artikel Wann lohnt sich eine Geschäftsprozessautomatisierung?.

Fazit

Zeit sparen Sie mit digitalen Workflows dort, wo heute abgetippt, gesucht und gewartet wird. Zeichnen Sie einen Ablauf ehrlich auf, entfernen Sie Medienbrüche, standardisieren Sie mit Vorlagen und einem gemeinsamen Postfach, und verbinden Sie Tools erst danach über Schnittstellen. Messen Sie das Ergebnis selbst. Wenn Sie dabei Unterstützung bei Schnittstellen oder individueller Software suchen, finden Sie unter Leistungen unser Angebot.