5 Geschäftsprozesse, die sich automatisieren lassen

Viele Abläufe in einem KMU wiederholen sich jeden Tag nach denselben Regeln: Eine Anfrage kommt herein, ein Termin wird vereinbart, eine Rechnung geht hinaus. Genau solche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung. Die Arbeit verschwindet dabei nicht, aber die Routine übernimmt ein System, und Ihr Team kümmert sich um die Fälle, die Erfahrung und Urteilsvermögen brauchen.

Im Folgenden finden Sie fünf Prozesse, die sich in vielen kleinen Unternehmen automatisieren lassen. Zu jedem gibt es ein erfundenes Beispiel und den Ablauf in drei Teilen: Auslöser, Schritte, Ergebnis.

Was heisst «automatisieren» in einem kleinen Betrieb?

Eine Automatisierung ist eine feste Regel: Wenn etwas Bestimmtes passiert, der Auslöser, führt ein System festgelegte Schritte aus, bis ein definiertes Ergebnis erreicht ist. Das kann eine Funktion in einer Software sein, die Sie bereits nutzen, eine Verbindung zwischen zwei Tools oder eine kleine, individuell entwickelte Anwendung.

Das KMU-Portal des Bundes nennt die Effizienz eines Unternehmens als einen der Bereiche, die sich mit Digitalisierung verbessern lassen. Aus unserer Sicht beginnt das selten mit einem grossen Projekt, sondern mit einem einzelnen Ablauf, der heute unnötig viel Handarbeit verlangt.

Kundenanfragen entgegennehmen und verteilen

Ein Beispiel: Eine Schreinerei in Kriens erhält Anfragen per Telefon, E-Mail und über das Kontaktformular der Website. Sie landen in verschiedenen Postfächern, und ab und zu bleibt eine liegen.

• Auslöser: Jemand sendet das Formular auf der Website ab.
• Schritte: Das System prüft die Pflichtfelder, legt einen Eintrag in der Kundenliste oder im CRM an, ordnet die Anfrage nach Art (Küche, Möbel, Reparatur) und benachrichtigt die zuständige Person.
• Ergebnis: Die Kundin erhält sofort eine Eingangsbestätigung, und jede Anfrage hat im Betrieb eine verantwortliche Person.

Wie das im Detail funktioniert, wie Sie Spam abfangen und was bewusst menschlich bleibt, beschreiben wir im Artikel Wie automatische Kundenanfragen funktionieren.

Termine buchen und daran erinnern

Ein Beispiel: Ein Coiffeursalon in Emmen vereinbart Termine telefonisch und trägt sie von Hand in eine Agenda ein. Wenn jemand den Termin vergisst, bleibt ein Stuhl leer.

• Auslöser: Eine Kundin wählt online einen freien Termin.
• Schritte: Der Termin wird im Kalender des Teams eingetragen, der Zeitraum für weitere Buchungen gesperrt und per E-Mail bestätigt. Am Vortag folgt eine Erinnerung mit einem Link zum Verschieben oder Absagen.
• Ergebnis: Der Kalender ist aktuell, das Telefon klingelt seltener, und die Kundschaft kann selbst umbuchen.

Wichtig ist, dass die Online-Buchung und der Kalender, mit dem das Team arbeitet, wirklich dieselbe Quelle sind. Zwei getrennte Kalender, die von Hand abgeglichen werden, führen früher oder später zu Doppelbuchungen.

Offerten und Rechnungen erstellen

Ein Beispiel: Ein Elektroinstallateur in Sursee schreibt Offerten in einer Textvorlage und tippt die Positionen für die Rechnung später noch einmal ab.

• Auslöser: Die Kundschaft nimmt die Offerte an.
• Schritte: Die Positionen werden aus der Offerte übernommen und um die effektiv geleisteten Stunden und das Material ergänzt. Die Rechnung wird erstellt, versendet und als offener Posten erfasst. Nach einer festgelegten Frist schlägt das System eine Zahlungserinnerung vor.
• Ergebnis: Keine doppelte Erfassung, weniger Tippfehler und ein klarer Überblick über offene Rechnungen.

Zwei Punkte gehören in jede solche Lösung. Erstens wurden die roten und orangen Einzahlungsscheine laut SIX am 30. September 2022 definitiv durch die QR-Rechnung abgelöst. Der QR-Zahlteil sollte also Teil der Rechnungsvorlage sein. Zweitens sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Elektronisch ist das zulässig, wenn die Unterlagen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Eine automatisch erstellte Rechnung muss deshalb auch sauber abgelegt werden.

Ob eine Mahnung tatsächlich hinausgeht, entscheidet aus unserer Sicht besser ein Mensch. Ein kurzer Blick verhindert, dass ein langjähriger Kunde wegen einer bereits geklärten Rückfrage eine Mahnung erhält.

Nach Bewertungen fragen

Ein Beispiel: Ein Gartenbauunternehmen in Horw schliesst jede Woche Aufträge ab, vergisst im Alltag aber regelmässig, um eine Google-Bewertung zu bitten.

• Auslöser: Der Auftrag wird als abgeschlossen markiert.
• Schritte: Einige Tage später geht eine freundliche E-Mail mit einem direkten Link zum Bewertungsformular hinaus. Höchstens eine Erinnerung folgt, danach nichts mehr.
• Ergebnis: Alle Kundinnen und Kunden werden gleich behandelt und zuverlässig gefragt.

Google erlaubt ausdrücklich, Kundschaft per Link oder QR-Code um eine Rezension zu bitten. Die Richtlinien verbieten aber Anreize wie Rabatte für Bewertungen und ebenso, negative Rezensionen zu verhindern oder gezielt nur um positive zu bitten. Eine Automatisierung, die den Google-Link nur an Personen schickt, die vorher intern fünf Sterne vergeben haben, verstösst also gegen diese Regeln. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Google-Bewertungen für Unternehmen.

Daten zwischen Tools abgleichen

Ein Beispiel: Ein Reinigungsunternehmen in Ebikon führt Kundenadressen in der Buchhaltung, im Einsatzplan und in einer Tabelle. Zieht eine Kundin um, wird die Adresse an einer Stelle geändert und an zwei anderen nicht.

• Auslöser: Ein Datensatz wird im führenden System geändert.
• Schritte: Die Änderung wird über eine Schnittstelle (API) an die anderen Tools übertragen. Widersprüche, etwa zwei Änderungen zur gleichen Zeit, landen in einer Liste zur Prüfung. Jede Übertragung wird protokolliert.
• Ergebnis: Es gibt eine verlässliche Quelle für Stammdaten, und niemand muss mehr suchen, welche Adresse stimmt.

Die wichtigste Entscheidung fällt vor der Technik: Welches System ist für welche Daten führend? Ohne diese Festlegung überschreiben sich Tools gegenseitig, und der Abgleich schafft mehr Durcheinander als vorher.

Womit fangen Sie am besten an?

Ein guter erster Kandidat erfüllt die meisten dieser Punkte:

• Der Ablauf kommt häufig vor, mindestens mehrmals pro Woche.
• Er folgt klaren Regeln mit wenigen Ausnahmen.
• Fehler oder Verzögerungen kosten heute spürbar Zeit, Geld oder Kundschaft.
• Der Ablauf wird sich in nächster Zeit nicht grundlegend ändern.

Denken Sie auch an den Datenschutz: Alle fünf Beispiele bearbeiten Personendaten. Klären Sie deshalb früh, welche Daten wo gespeichert werden und ob Ihre Datenschutzerklärung das abdeckt. Ob sich der Aufwand rechnet, können Sie mit einer einfachen Formel abschätzen. Wie das geht, zeigen wir im Artikel Wann lohnt sich eine Geschäftsprozessautomatisierung?.

Fazit

Anfragen, Termine, Offerten und Rechnungen, Bewertungsanfragen und der Abgleich von Daten sind in vielen KMU gute Ausgangspunkte für eine Automatisierung. Gemeinsam ist ihnen ein klarer Auslöser, wiederkehrende Schritte und ein messbares Ergebnis. Beginnen Sie mit einem Ablauf, legen Sie fest, welches System führend ist, und lassen Sie Entscheidungen mit Fingerspitzengefühl bei Ihrem Team. Wenn kein Standardwerkzeug zu Ihrem Ablauf passt, finden Sie unter Leistungen auch individuelle Software auf Anfrage.