Wann lohnt sich eine Geschäftsprozessautomatisierung?

Eine Automatisierung lohnt sich, wenn die eingesparte Zeit über die Jahre mehr wert ist als Einrichtung und Unterhalt zusammen. Mit drei Zahlen können Sie das grob abschätzen: wie oft eine Aufgabe anfällt, wie lange sie dauert und was eine Stunde Arbeit Ihren Betrieb kostet. Die Rechnung ersetzt keine genaue Analyse, zeigt aber schnell, ob sich eine vertiefte Abklärung lohnt.

Die Grundrechnung

Der jährliche Aufwand für einen Ablauf ergibt sich aus:

Häufigkeit pro Jahr × Zeit pro Durchgang × interne Stundenkosten

Diesem Betrag stellen Sie gegenüber, was eine Automatisierung kostet: die einmalige Einrichtung und den jährlichen Unterhalt. Wichtig ist, nur die Zeit einzurechnen, die tatsächlich wegfällt. Eine Automatisierung übernimmt selten den ganzen Vorgang, meist bleibt ein Teil beim Menschen.

Häufigkeit: zählen statt schätzen

Führen Sie während zwei Wochen eine einfache Strichliste: Wie oft kommt der Vorgang wirklich vor? Schätzungen aus dem Gedächtnis liegen oft daneben, weil sich besonders mühsame Fälle stärker einprägen.

Zeit pro Durchgang: die Nebenarbeiten mitzählen

Messen Sie nicht nur die eigentliche Tätigkeit, sondern auch alles drumherum: das Suchen von Unterlagen, das Wechseln zwischen Programmen, Rückfragen und das Nachtragen in einer zweiten Liste. Gerade diese Nebenarbeiten fallen bei einer guten Automatisierung oft weg.

Interne Stundenkosten: mehr als der Lohn

Eine Arbeitsstunde kostet Ihren Betrieb mehr als den Bruttolohn. Dazu kommen Sozialleistungen, Arbeitsplatz und Zeit, die nicht direkt verrechnet werden kann. Erledigt die Inhaberin die Aufgabe selbst, lohnt sich eine zweite Frage: Was könnte sie in dieser Zeit stattdessen tun? Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder kann Ihnen helfen, einen realistischen Satz für Ihren Betrieb festzulegen.

Ein Rechenbeispiel

Ein Beispiel: Eine Sanitärfirma in Kriens überlegt, die Bearbeitung von Anfragen über die Website zu automatisieren. Alle Zahlen sind frei angenommen und dienen nur der Veranschaulichung. Sie sind weder Richtwerte noch Preise von WEBLILO.

Annahme	Wert
Anfragen pro Woche	15
Zeit heute pro Anfrage	10 Minuten
Zeit mit Automatisierung pro Anfrage	4 Minuten
Arbeitswochen pro Jahr	46
Interne Stundenkosten	CHF 60
Einrichtung, einmalig	CHF 3'000
Unterhalt pro Jahr	CHF 600

Die Rechnung:

• Ersparnis pro Anfrage: 10 minus 4 ergibt 6 Minuten.
• Ersparnis pro Jahr: 6 Minuten × 15 Anfragen × 46 Wochen ergibt 4'140 Minuten, also 69 Stunden.
• Wert der Ersparnis: 69 Stunden × CHF 60 ergibt CHF 4'140 pro Jahr.
• Abzüglich Unterhalt: CHF 4'140 minus CHF 600 ergibt CHF 3'540 pro Jahr.
• Die Einrichtung von CHF 3'000 wäre nach diesen Annahmen nach rund zehn Monaten wieder eingespielt.

Nun dieselbe Rechnung mit nur 5 Anfragen pro Woche: Die Ersparnis sinkt auf 23 Stunden oder CHF 1'380 pro Jahr. Nach Abzug des Unterhalts bleiben CHF 780, und die Einrichtung wäre erst nach knapp vier Jahren eingespielt. Der Vergleich zeigt, wie stark die Häufigkeit das Ergebnis bestimmt.

Was die Rechnung nicht zeigt

Die Formel erfasst nur die eingesparte Zeit. Einige Wirkungen lassen sich schlecht in Franken ausdrücken, sind aber oft genauso wichtig:

• schnellere Reaktion auf Anfragen
• weniger Tippfehler und vergessene Schritte
• weniger Abhängigkeit vom Gedächtnis einzelner Personen
• ein ruhigerer Arbeitsalltag, weil Routine nicht mehr unterbricht

Auf der anderen Seite stehen Kosten, die gern vergessen gehen: die interne Zeit für Abklärungen und Tests, die Einarbeitung des Teams und Anpassungen in den ersten Wochen. Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt, vor einer Digitalisierung die nötigen personellen und materiellen Ressourcen zu prüfen. Aus unserer Sicht gehört diese interne Zeit deshalb in jede Abschätzung, auch wenn sie nur grob beziffert wird.

Welche Risiken Sie einplanen sollten

• Fehler vervielfachen sich: Eine falsche Regel macht nicht einen Fehler, sondern denselben Fehler bei jedem Durchgang. Testen Sie mit echten Fällen und prüfen Sie die ersten Wochen genau.
• Abhängigkeit von Anbietern: Tools ändern Preise, Funktionen oder Schnittstellen. Wählen Sie, wo möglich, Lösungen mit dokumentierter Schnittstelle und Datenexport.
• Wissen in einem Kopf: Wenn nur eine Person weiss, wie eine Automatisierung funktioniert, wird sie zum Risiko. Eine kurze schriftliche Beschreibung genügt oft.
• Datenschutz: Der Grundsatz «Privacy by Design» verpflichtet Unternehmen laut EDÖB, die Bearbeitungsgrundsätze des Datenschutzgesetzes bereits ab der Planung umzusetzen. Klären Sie früh, welche Personendaten wohin fliessen.
• Ein schlechter Ablauf wird zementiert: Wer einen umständlichen Prozess automatisiert, hat danach einen schnellen umständlichen Prozess. Vereinfachen Sie zuerst, automatisieren Sie danach.

Wann Sie besser nicht automatisieren

• Der Vorgang kommt nur wenige Male pro Jahr vor.
• Jeder Fall ist anders und verlangt eine fachliche Einschätzung.
• Der Ablauf ist noch nicht klar oder wird sich bald ändern, etwa wegen eines Systemwechsels.
• Ein Fehler hätte grosse Folgen, und eine Kontrolle durch einen Menschen wäre ohnehin nötig.
• Eine einfachere Massnahme löst das Problem bereits, zum Beispiel eine Vorlage oder eine Checkliste.

Gerade der letzte Punkt wird oft übersehen. Wie Sie mit Vorlagen, gemeinsamen Postfächern und klaren Abläufen Zeit sparen, ohne gleich zu automatisieren, lesen Sie im Artikel Wie Unternehmen mit digitalen Workflows Zeit sparen.

So gehen Sie vor

• Wählen Sie einen Kandidaten, zum Beispiel aus den 5 Geschäftsprozessen, die sich automatisieren lassen.
• Zählen und messen Sie den Ablauf während zwei Wochen.
• Rechnen Sie mit der Formel oben, einmal vorsichtig und einmal optimistisch.
• Holen Sie eine Offerte ein, die Einrichtung und laufenden Unterhalt getrennt ausweist.
• Starten Sie mit einer kleinen Version und messen Sie nach einigen Monaten erneut.

Fazit

Ob sich eine Automatisierung lohnt, lässt sich mit Häufigkeit, Zeit und Stundenkosten gut abschätzen. Rechnen Sie nur die Zeit ein, die wirklich wegfällt, und vergessen Sie Unterhalt und interne Zeit nicht. Häufige, regelbasierte Abläufe rechnen sich am ehesten, seltene oder stark wechselnde selten. Wenn Sie Ihre eigene Rechnung gemeinsam durchgehen möchten, erreichen Sie uns über die Kontaktseite.